آپوستیل مدارک تجاری نوعی تأییدیه رسمی و بینالمللی است که اصالت امضا، مهر رسمی یک سند را برای ارائه در دیگر کشورها تأیید میکند. وقتی یک سند تجاری مانند سند ثبت شرکت، گواهی سهام، اساسنامه، صورتجلسات، قراردادها یا وکالتنامههای شرکتی، آپوستیل میشود، یعنی آن سند برای استفاده در کشورهای عضو کنوانسیون لاهه ۱۹۶۱ از نظر قانونی معتبر شناخته میشود. در ادامه شما را با این روند قانونی آشنا میکنیم.
آپوستیل مدارک تجاری چیست؟
آپوستیل مدارک تجاری در واقع نوعی گواهی یا مهر بینالمللی است که بدون نیاز به طی مراحل طولانی و تأییدیههای متعدد سفارتها و وزارتخانهها، اصالت و قانونی بودن یک سند را برای استفاده در کشورهای عضو این نظام تأیید میکند.
منبع این تأییدیه، کنوانسیون لاهه ۱۹۶۱ (Hague Convention of 1961) است؛ کنوانسیونی که روند پیچیدهی تصدیق اسناد میان کشورها را حذف کرد. بر اساس این توافق، هر کشوری که عضو کنوانسیون باشد موظف است اسناد صادر شده توسط سایر کشورهای عضو را، در صورت داشتن گواهی آپوستیل، معتبر شناخته و بپذیرد.
برای دریافت مشاوره تخصصی و کسب اطلاعات بیشتر فرم زیر را تکمیل نمایید.
آپوستیل انواع مدارک
مدارکی که مشمول آپوستیل هستند عبارتند از:
- 1. مدارک شخصی رسمی:
- گواهی تولد
- گواهی ازدواج یا طلاق
- گواهی فوت
- شناسنامه و کارت ملی (در کشورهای عضو کنوانسیون)
- گواهی تغییر نام یا تابعیت
- 2. مدارک تحصیلی و دانشگاهی برای ادامه تحصیل یا معادلسازی مدارک در خارج از کشور:
- دیپلم و ریز نمرات
- مدرک کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکترا
- گواهی دورههای تخصصی
- گواهی سوابق آموزشی از مراکز رسمی
- 3. مدارک تجاری و شرکتی:
- گواهی ثبت شرکت
- اساسنامه و صورتجلسات هیئت مدیره
- گواهی مالیاتی یا ثبت برند
- فاکتورهای رسمی صادرشده برای صادرات
- گواهی مبدأ، بارنامه و اسناد گمرکی
- وکالتنامههای تجاری (Power of Attorney)
- قراردادهای تجاری رسمی با امضای محضری
- 4. مدارک حقوقی و قضایی:
- احکام دادگاه
- وکالتنامههای قضایی
- گواهی عدم سوءپیشینه
- رضایتنامهها و گواهیهای صادره از دفاتر اسناد رسمی
- 5. مدارک مالی و حسابداری رسمی:
- گواهی از بانکهای دولتی یا ثبتشده
- اظهارنامه مالیاتی یا حسابرسی شرکت
- گواهی بیمه صادره توسط نهاد رسمی
🔔 درباره ضمانت نامه بانکی و انواع آن اطلاعات بیشتری به دست آورید.
مراحل آپوستیل مدارک تجاری
مراحل دریافت مهر آپوستیل مدارک تجاری عبارتند از:
تأیید مرجع صادرکننده سند
در قدم اول باید مطمئن شوید که سند از طرف یک مرجع رسمی یا قانونی صادر شده است.
- گواهی ثبت شرکت ◀️ صادر از اداره ثبت شرکتها
- گواهی مبدأ ◀️ صادر از اتاق بازرگانی
- فاکتور رسمی صادرات ◀️ مهر و امضای شرکت و تأیید اتاق بازرگانی
اگر سند فقط توسط یک شرکت خصوصی امضا شده باشد، باید اول در دفتر اسناد رسمی یا نهاد معتبر گواهی امضا شود تا بتواند واجد شرایط آپوستیل گردد.
تأیید دولتی یا اتاق بازرگانی کشور مبدأ
در بسیاری از کشورها، قبل از آپوستیل، لازم است سند توسط یک نهاد دولتی تأیید شود:
- اداره صنعت یا وزارت اقتصاد
- اداره گمرک
- اتاق بازرگانی ملی
- وزارت دادگستری (در صورت نیاز برای اعتبار امضاها)
🔹هدف از این کار، اثبات واقعی بودن امضا یا مهر روی سند است.
درخواست آپوستیل از مرجع تعیینشده دولتی
هر کشور عضو کنوانسیون یک یا چند “مرجع صلاحیتدار (Competent Authority)” برای صدور آپوستیل دارد.
برای مثال:
- در فرانسه ◀️ وزارت دادگستری
- در آلمان ◀️ دادگاههای محلی ایالتی
- در انگلستان ◀️ دفتر وزارت خارجه (FCDO)
- در هلند ◀️ دفاتر دولتی تعیینشده در هر استان
درخواست معمولاً به صورت حضوری یا آنلاین انجام میشود و شامل موارد زیر است:
- اصل سند
- کپی سند
- فرم درخواست
- پرداخت هزینه (معمولاً حدود ۱۰ تا ۳۰ یورو برای هر سند)
بررسی و صدور گواهی آپوستیل
پس از بررسی امضا و صحت مرجع صادرکننده، مرجع صلاحیتدار:
یک مهر یا صفحه جداگانه (Apostille Certificate) روی یا پشت سند میچسباند و شامل اطلاعات زیر است:
- کشور صادرکننده
- نام و سمت امضاکننده
- مهر رسمی نهاد صادرکننده
- شماره سریال آپوستیل
- تاریخ و محل صدور
- عنوان “Apostille (Convention de La Haye du 5 Octobre 1961)”
این گواهی نشان میدهد که سند میتواند مستقیماً در دیگر کشورهای عضو پذیرفته شود.
مدارک مورد نیاز برای آپوستیل مدارک
برای انجام آپوستیل مدارک تجاری (یا هر نوع سند دیگری) در یک کشور عضو کنوانسیون لاهه، باید ترکیبی از مدارک اصلی تأیید شده و فرمهای درخواست تهیه شود که عبارتند از:
- سند اصلی (یا کپی برابر اصل)
- تأییدیههای میانی (بسته به نوع سند)
- فرم درخواست آپوستیل
- مدارک شناسایی متقاضی
- پرداخت هزینهها
هزینه آپوستیل مدارک تجاری
هزینه آپوستیل در سامانهٔ میخک بسته به کشوری که قرار است مدارک در آن آپوستیل شوند متفاوت است. در ترکیه، هزینه ترجمه رسمی معمولاً از حدود ۲۰۰ لیر آغاز میشود و بر اساس نوع سند و حجم متن تغییر میکند.
همچنین هزینه تأیید نوتر نیز با توجه به نوع مدرک و میزان پیچیدگی ترجمه متغیر است و ممکن است برای اسناد مختلف متفاوت محاسبه شود.
🔔 درباره تفاوت ضمانت نامه بانکی و اعتبار اسنادی چه میدانید؟ در این رابطه بیشتر بخوانید.
اعتبار گواهی آپوستیل مدارک
آپوستیل روند صدور یک گواهینامه قانونی بینالمللی برای کشورهایی است که عضو کنوانسیون لاهه هستند. این پیمان بینالمللی تعیین میکند که اگر یک سند در یکی از کشورهای عضو امضا شده باشد، با توجه به شناسه یکتایی که هنگام ترجمه و تأیید دریافت میکند، مراحل تأیید آن در تمامی کشورهای عضو بهطور خودکار معتبر خواهد بود.
آپوستیل را میتوان بهعنوان یک مهر بینالمللی در نظر گرفت که اصالت و قانونی بودن اسنادی مانند گذرنامه، گواهی ازدواج، شناسنامه، کارنامه تحصیلی و سایر مدارک رسمی را تأیید میکند.
«با دانش و تجربه ما، تجارتتان را در ایران و کانادا شکوفا کنید»
مهمترین خدمات انجمن بازرگانی ایران کانادا:
- خدمات تجاری و بازرگانی
- خدمات گسترش کسب و کارهای داخل کانادا
- ثبت شرکت در کانادا
- خدمات ویزای تجاری و نمایشگاهی
- خدمات مالی و سرمایه ای
زمان لازم برای آپوستیل مدارک تجاری
انجام مراحل مختلف آپوستیل معمولا اگر مشکلی نباشد چند روزه است. از نطر مدت زمان اعتبار آن نیز، برخلاف ترجمههای رسمی که معمولاً دارای محدودیت زمانی برای اعتبار هستند، آپوستیل از این نظر محدودیت ندارد. به این معنا که هر زمانی که موفق به دریافت مهر آپوستیل برای اسناد و مدارک خود شوید، اعتبار آن دائمی است. بنابراین نیازی به پیگیری مجدد یا تمدید آن وجود ندارد و میتوانید بدون نگرانی از اعتبار مدارک استفاده کنید.
آپوستیل سامانه میخک
سامانه میخک (مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی) یک پلتفرم آنلاین وابسته به وزارت امور خارجه ایران است که با هدف ارائه خدمات کنسولی به ایرانیان داخل و خارج از کشور ایجاد شده است. از این سامانه برای تأیید مدارک تحصیلی، اسناد رسمی، وکالتنامهها و سایر مدارکی که برای امور مهاجرتی، تحصیلی یا اداری در خارج از کشور نیاز به تأیید دارند استفاده میشود.
🔔 با بهترین کشورها برای سرمایه گذاری ایرانیان بیشتر آشنا شوید.
مهر آپوستیل مدارک
مهر آپوستیل مدارک یک علامت یا برچسب رسمی است که روی اسناد و مدارک رسمی زده میشود تا اصالت و اعتبار بینالمللی سند را تأیید کند. این مهر نشان میدهد که:
- مدرک واقعی و معتبر است و توسط یک مرجع قانونی صادر شده است.
- سند برای ارائه در کشورهای عضو کنوانسیون لاهه معتبر است و نیاز به مراحل قانونی طولانی ندارد.
- کشور مقصد میتواند با بررسی مهر آپوستیل، از صحت و قانونی بودن سند اطمینان حاصل کند.
مهر آپوستیل معمولاً شامل نام مرجع صادرکننده، تاریخ صدور و شماره ثبت یا کد رهگیری است که باعث میشود هر مدرک به صورت یکتا قابل شناسایی و پیگیری باشد.
کد رهگیری آپوستیل مدارک تجاری
کد رهگیری آپوستیل مدارک تجاری یک شماره یا شناسهی یکتا است که پس از ثبت و آپلود مدارک در سامانهای مانند میخک برای هر مدرک صادر میشود. این کد چند کاربرد مهم دارد:
- پیگیری وضعیت مدارک: با استفاده از کد رهگیری میتوانید مراحل بررسی و صدور آپوستیل مدرک خود را در سامانه بهصورت آنلاین پیگیری کنید.
- تأیید اعتبار مدرک: سفارتها، مؤسسات آموزشی یا شرکتهای خارجی میتوانند با استعلام این کد، صحت و اصالت مدرک و آپوستیل صادرشده را تأیید کنند.
- شناسایی یکتا برای هر مدرک: هر مدرک آپوستیل شده یک کد منحصر به فرد دارد تا از اشتباه یا تداخل مدارک جلوگیری شود. به عبارت دیگر، کد رهگیری همان مدرک شناسایی دیجیتال آپوستیل است که هم مالک مدرک و هم مراجع خارجی میتوانند از طریق آن، صحت مدارک را بررسی کنند.
تفاوت آپوستیل مدارک و ترجمه رسمی
در رابطه با تفاوت آپوستیل مدارک تجاری و ترجمه رسمی باید گفت، ترجمه رسمی مدارک مختلف توسط مترجمان رسمی قوه قضاییه انجام میشود و در اغلب کشورها معتبر و قابل قبول است. با این حال، در برخی موارد ممکن است تأیید دادگستری و وزارت امور خارجه نیز مورد نیاز باشد. برای مهاجرت به برخی کشورها مانند آلمان، اسپانیا و ترکیه، علاوه بر ترجمه رسمی، مدارک باید آپوستیل شوند. این فرآیند توسط مترجمان رسمی یا دارالترجمهها انجام نمیشود و صرفاً توسط مراجع رسمی کشورهای عضو کنوانسیون آپوستیل صادر میشود.
مشکلات رایج هنگام آپوستیل مدارک
مانند هرکاری، آپوستیل مدارک تجاری نیز ممکن است با مشکلاتی مواجه شود. مشکلات رایج آپوستیل مدارک تجاری معمولاً شامل موارد زیر است:
- عدم تطابق اطلاعات مدارک: اشتباه در درج نام، تاریخ تولد یا شماره شناسنامه میتواند باعث رد شدن آپوستیل شود.
- مدارک ناقص یا غیررسمی: مدارکی که کامل نباشند یا مهر و امضای رسمی نداشته باشند، قابل آپوستیل نیستند.
- ترجمه رسمی اشتباه یا ناقص: در صورتی که ترجمه رسمی مدارک اشتباه باشد، حتی با آپوستیل نیز قابل قبول نخواهد بود.
- مدارک صادرشده توسط مراجع غیرمجاز: تنها اسنادی که توسط مراجع قانونی و رسمی صادر شدهاند قابل آپوستیل هستند.
- عدم رعایت ترتیب مراحل قانونی: در کشورهایی مانند ایران که عضو کنوانسیون نیست، عدم طی مراحل تأیید کنسولی و دادگستری قبل از بارگذاری در سامانه میخک، باعث ایجاد مشکل میشود.
- انقضای مدارک: برخی مدارک مانند گواهی عدم سوءپیشینه یا مدارک پزشکی تاریخ اعتبار دارند و پس از پایان اعتبار، آپوستیل آنها فاقد اعتبار است.
سوالات متداول سیستم آپوستیل مدارک تجاری
بر اساس قوانین مربوط به ترجمه رسمی مدارک، ترجمه رسمی برای درک محتوای سند در کشور مقصد ضروری است، در حالی که آپوستیل تنها اصالت قانونی سند را تأیید میکند. اگر کشور مقصد عضو کنوانسیون لاهه باشد، معمولاً ارائه آپوستیل به تنهایی کافی است و نیازی به مراحل تصدیق اضافی نیست.
برخی از کشورهایی که عضو کنوانسیون آپوستیل هستند شامل: برزیل، لهستان، آفریقای جنوبی، ایتالیا، پرتغال، اسپانیا، ژاپن، بلغارستان، قزاقستان، آرژانتین، سوئد، ارمنستان، کره، فنلاند، استرالیا، فرانسه، شیلی، چین، روسیه، گرجستان، آذربایجان، آلمان، نیوزیلند، هلند، یونان، ترکیه، بلاروس، آمریکا، دانمارک، ونزوئلا، فیلیپین، انگلستان و ایرلند شمالی میباشد.
ایران عضو کنوانسیون آپوستیل نیست، بنابراین امکان آپوستیل مستقیم مدارک در ایران وجود ندارد. با این حال، تأیید کنسولی مدارک از طریق سفارت کشور مقصد در ایران بهعنوان معادل آپوستیل در نظر گرفته میشود. این فرایند معمولاً شامل مراحل زیر است:
1. ترجمه رسمی مدارک توسط یک دارالترجمه رسمی
2. اخذ تأییدیههای دادگستری و وزارت امور خارجه
3. ارسال پلمپ ترجمه رسمی به سفارت ایران در کشور مقصد
4. دریافت تأییدیه نهایی مدارک
بر اساس قانون جدیدی که اخیراً توسط وزارت امور خارجه به تصویب رسیده، دیگر نیازی به طی این مراحل طولانی نیست. کافی است برای آپوستیل مدارک خود به سامانه میخک مراجعه کرده و مدارک موردنظر را بارگذاری کنید. پس از انجام چند مرحله ساده، کد رهگیری آپوستیل برای شما صادر خواهد شد.
هدف اصلی آپوستیل ارائه یک گواهی استاندارد است که نیاز به طی مراحل قانونی طولانی و پرهزینه را حذف میکند. این گواهی تأیید میکند که سند شما واقعی بوده و توسط یک مقام مجاز صادر شده است.
در موارد ذیل نیاز به تهیه آپوستیل است:
– درخواست ویزا از یکی از کشورهای عضو کنوانسیون لاهه
– ارسال مدارک تحصیلی به دانشگاهها و مؤسسات آموزشی خارج از کشور
– ارسال اسناد و مدارک تجاری به کشورهای خارجی جهت تعامل و تبادل با شرکتها و مؤسسات بینالمللی
– ارائه مدارک و اسناد رسمی مانند شناسنامه به خارج از کشور
– ارسال اسناد و مدارک پزشکی به کشورهای خارجی
مدت زمان انجام آپوستیل بستگی به کشور صادرکننده اغلب بین یک تا چند روز کاری زمان میبرد.
هزینه آپوستیل در سامانه میخک بستگی به کشوری دارد که مدارک قرار است در آن آپوستیل شوند. در ترکیه، هزینه ترجمه رسمی مدارک معمولاً از حدود ۲۰۰ لیر شروع میشود و با توجه به نوع مدرک و تعداد کلمات ممکن است متفاوت باشد. همچنین، هزینه تأیید نوتر نیز بسته به نوع مدرک و پیچیدگی ترجمه متغیر است.
سامانه میخک (مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی) یک پلتفرم آنلاین است که توسط وزارت امور خارجه ایران ایجاد شده و خدمات کنسولی را به ایرانیان داخل و خارج از کشور ارائه میدهد. این سامانه برای تأیید مدارک تحصیلی، اسناد رسمی، وکالتنامهها و سایر مدارکی که برای مهاجرت یا تحصیل در خارج از کشور نیاز به تأیید دارند، کاربرد دارد.
سخن پایانی
آپوستیل مدارک تجاری نوعی تأییدیه بینالمللی است که اصالت اسناد رسمی را برای ارائه و استفاده در کشورهای عضو کنوانسیون لاهه تأیید میکند. مدارکی مانند شناسنامه، گواهی عدم سوءپیشینه، مدارک تحصیلی و اسناد تجاری معمولاً برای استفاده در این کشورها نیازمند آپوستیل هستند. از آنجا که ایران عضو کنوانسیون لاهه نیست، امکان دریافت آپوستیل در داخل کشور وجود ندارد و اسناد ایرانی باید از طریق سفارتها تأیید شوند. در مقابل، در بسیاری از کشورهای اروپایی هزینه صدور آپوستیل معمولاً بین ۱۰ تا ۳۰ یورو است. دریافت آپوستیل مزایایی از جمله سهولت در قانونیسازی اسناد، حذف نیاز به تأیید مجدد در دیگر کشورهای عضو و افزایش اعتبار بینالمللی مدارک را به همراه دارد.
تماس با کارشناسان انجمن ایران کانادا، آغاز مسیر موفقیت شماست.
جهت دریافت مشاوره توسعه کسبوکارتان در کانادا، ثبت شرکت، واردات و صادرات از آمریکای شمالی با ما در ارتباط باشید
