تهران: 04:42

مونترال: 20:12

ونکوور: 17:12

تورنتو: 20:12

شبکه اعضا و متخصصین انجمن بازرگانی ایران و کانادا

انجمن بازرگانی ایران و کانادا

چگونه یک خط مشی برای شرکت خود ایجاد کنیم: راهنمای شروع برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط

چگونه یک خط مشی برای شرکت خود ایجاد کنیم: راهنمای شروع برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط

هر کسب و کاری، از جمله شرکت­های کوچک و متوسط (SME)، می­توانند از مزایای داشتن سیاست­های بجا و مناسب بهره­مند شوند. این سیاست­ها به خصوص با رشد شرکت و تعداد نیروی کار، برای هدایت تصمیمات و رفتارهای تیم شما ضروری خواهند بود. اگر می­خواهید برای شرکت خود سیاست و خط مشی تدوین کنید، مجموعه Export Development Canada (EDC) این راهنمای سریع را برای شروع کار در اختیار شما قرار می­دهد.

سیاست سازمانی چیست؟

سیاست، یک سند ساده است که به کارمندان، از جمله مدیریت، مجموعه­ای از ارزش­ها و اصول راهنما را برای تعاملات روزانه، فعالیت­ها و رفتار آن­ها ارائه می­دهد.
هر سیاست می­تواند یک موضوع یا مسئله خاص را پوشش دهد؛ به عنوان مثال، یک سیاست حفظ حریم خصوصی، سیاست ایمنی محیط کار یا سیاست ضد تبعیض، تعهدات و استانداردهای خاصی را در رابطه با آن موضوع خاص بیان می­کند. یک سیاست همچنین می­تواند طیف وسیعی از موضوعات یا مسائل را پوشش دهد. نمونه­ای از آن یک کد رفتاری است که استانداردهای اساسی رفتار کارکنان را تعریف می­کند. برخی از شرکت­ها برای مسائل خاص سیاست­های مستقلی دارند؛ در حالی که برخی دیگر یک سیاست کلی داشته و بسیاری از خط مشی­ها را با یکدیگر ادغام می­نماید.

چگونه یک خط مشی برای شرکت خود ایجاد کنیم: راهنمای شروع برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط

مزایای تدوین سیاست سازمانی

برخی از شرکت ­ها با خط مشی، قوانین و انتظارات «مکتوب نشده» کار می­کنند؛ اما رسمی کردن سیاست­ها و مکتوب نمودن آن­ها از نظر تجاری و حرفه­ای منطقی­تر است. در ادامه چند مزیت قابل توجه این امر را بررسی می­کنیم:

  • به عنوان یک ابزار کلیدی مدیریت عمل می­کند. یک سیاست موثر به شکل‌دهی فرهنگ شرکت و رفتارهای حرفه­ای و تجاری مورد نظر کمک نموده و مسئولیت‌پذیری کارمندان را در قبال رفتارشان تسهیل می‌کند.
  • از کسب و کار شما محافظت می­کند. یک سیاست رسمی و خوب مکتوب می­تواند خطرات و مسئولیت­های بالقوه را که ممکن است در رابطه با مشکلات داخل یا خارج از شرکت ایجاد شود، کاهش دهد.
  • یک مرجع کاربردی برای تیم شما فراهم می­نماید. یک سیاست واضح و شفاف، علاوه بر این که کارمندان را آموزش داده و این توانایی را برای آن­ها فراهم می­نماید تا کار درست را برای کسب و کار شما انجام دهند،  می­تواند از بروز سوء تفاهم­ها نیز جلوگیری کند. یک سیاست مناسب همچنین به افراد تازه­کار کمک می­کند تا بهتر با هنجارها و فرهنگ شرکت شما آشنا شوند.
  • پیام قدرتمندی را به بیرون ارسال می­کند. سیاست خوب فرصتی برای نشان دادن استانداردها و انتظارات تجاری شما به مشتریان، شرکا، ناظران و سایر ذینفعان است. داشتن سیاست­های دقیقی که به مسائل کلیدی محیط کار در حال تحول دنیای امروز می­پردازند، یک شیوه تجاری بسیار کاربردی محسوب می­شود.
چگونه یک خط مشی برای شرکت خود ایجاد کنیم: راهنمای شروع برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط

نکات تدوین سیاست­های سازمانی

  • تیم خود را درگیر کنید. هم مدیران و هم کارمندان را برای کمک به تعیین اهداف و محتوای سیاست سازمانی خود درگیر کنید. اطمینان حاصل نمایید که رهبری مجموعه از این کار حمایت می­کند.
  • قابل فهم بنویسید. مطمئن شوید که سیاست مورد نظر، واضح، قابل درک و به زبان ساده نوشته شده باشد. اگر افراد آن را خوب بفهمند، بیشتر احتمال دارد که از آن سیاست پیروی نموده در فعالیت­های روزانه خود بگنجانند.
  • مختصر و مفید بنویسید. فقط اطلاعات مورد نیاز را ارائه دهید و خوانندگان را با جزئیات غیرضروری گیج نکنید.
  • به دستورالعمل­های خارج از سازمان ارجاع دهید. توجه داشته باشید که هرگونه قوانین، مقررات و استانداردهای صنعتی مرتبطی را که برای تدوین و اطلاع­رسانی سیاست خود استفاده کرده­اید، به دقت ذکر نمایید.
  • به سهل­الحصول بودن آن توجه کنید. سیاست خود را به بخش­های کوچک­­تر و قابل اجرا تقسیم­بندی نموده و نکات مهم و کلیدی را برجسته کنید. به شفاف و کاربر پسند بودن ظاهر آن نیز دقت داشته باشید.
  • بازبینی نهایی را انجام دهید. بسته به موضوع سیاست مورد نظر، تاییدیه­ها و بازبینی­های مورد نیاز را از مدیران اصلی یا سرپرستان بخش خود دریافت نمایید.

سیاست­های یک شرکت باید شامل چه مواردی باشد؟

اگر می­خواهید خط مشی در مورد استانداردهای یک شرکت در زمینه محیط زیست، تنوع فعالیت­ها، ایمنی یا هر موضوع دیگری ایجاد کنید، بهتر است بدانید که عناصر مشترکی در تمام سیاست­ها وجود دارد. در ادامه، نکات کلی در مورد محتواهای مرتبط با مشاغل کوچک و متوسط ​​آورده شده است.

حتما به خاطر داشته باشید که سیاست­ها از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت بوده و طبیعتا هر شرکت جزئیات خاصی را برای گنجاندن در سیاست خود انتخاب می­کند؛ به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ یا سازمان دولتی تمایل به داشتن اسناد طولانی­تر و مفصل­تری دارد؛ در حالی که سیاست­های کسب و کارهای کوچک و متوسط معمولا مختصرتر هستند. در نهایت، سیاست­(های) شرکت شما باید متناسب با محل کار منحصر به فرد، اهداف و زمینه تجاری و حرفه­ای شما باشد.

  • عنوان و تاریخ: عنوانی واضح و ساده انتخاب کرده و تاریخ شروع اجرای سیاست مورد نظر را ذکر نمایید.
  • فرآیند تایید: مشخص کنید چه فرد یا گروهی و در چه زمانی سیاست مورد نظر را تایید کرده است. این امر برای القای حس مسئولیت­پذیری بسیار مهم است. انتظار می­رود که چنین سیاست­هایی توسط بالاترین سطح شرکت تایید شده باشد.
  • مقدمه: با نوشتن خلاصه­ای کوتاه (در حد یک پاراگراف) در مورد ماموریت، فعالیت­های اصلی و ارزش­های شرکت خود شروع کنید.
  • هدف و دامنه شمول سیاست مورد نظر: هدف کلی سیاست مورد نظر خود را مشخص نمایید؛ به عنوان مثال، توضیح دهید که چرا این خط مشی ایجاد شده و هدف اصلی آن (آنچه شرکت شما می­خواهد بدان دست یابد) چیست.
چگونه یک خط مشی برای شرکت خود ایجاد کنیم: راهنمای شروع برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط

مشخص کنید که این خط مشی برای چه کسانی اعمال می­شود. این امر حداقل شامل کارمندان شما خواهد بود؛ اما چنین سیاست­هایی ممکن است گسترده­تر بوده و برای کارمندان آزاد (فریلنسرها)، داوطلبان، دانشجویان و کارآموزان، پیمانکاران و حتی شرکا نیز اعمال شود.

  • تبیین سیاست: تعهدات شرکت خود را در مورد این موضوع خاص و همچنین قوانین و اصول راهنمایی که انتظار می­رود کارمندان (و سایر افراد) رعایت کنند، تبیین نمایید.
  • نقش­ها و مسئولیت­ها: موقعیت­های کلیدی شرکت را که مسئول مدیریت، نظارت و اجرای سیاست­ها هستند، شناسایی نمایید. یک فرد یا کمیته مشخص را به عنوان مدیر یا ناظر این سیاست­ها تعیین نموده و اطلاعات تماس این افراد را دقیقا ذکر کنید.
  • بازبینی سیاست­ها: نحوه و دفعات بازبینی سیاست­ها را مشخص کنید (مثلا هر یک، دو یا سه سال یک بار). نظارت و به‌روزرسانی دوره‌ای سیاست­ها برای حفظ کاربردی بودن محتوای مرتبط با تغییرات در قانون، شرکت یا دستورالعمل­های صنعتی و انتظارات در حال تحول ذینفعان بسیار مهم است.

مسئولیت پیگیری زمان مقرر برای بازبینی خط مشی یک شرکت و آغاز فرآیند بازبینی بر عهده مدیر سیاست­های شرکت مورد نظر است.

  • اطلاعات تکمیلی: بسته به موضوعات خاص، ممکن است جزئیات مرتبط دیگری برای گنجاندن در سند سیاست شما وجود داشته باشد. این عناصر اختیاری می­توانند شامل موارد زیر باشند:
  • لیست تعاریف استفاده شده در سیاست مورد نظر (مثلا اصطلاحات ناملموس یا فنی)
  • فرآیند گزارش تخلفات سیاست توسط افراد
  • عواقب نقض سیاست
  • مراجع استفاده شده برای کمک به تدوین سیاست (مثلا قوانین و استانداردهای بین­المللی)
  • لیست اسناد مرتبط (مثلا سایر سیاست­ها، دستورالعمل­ها و منابع شرکت)

منبع : وبسایت edc.ca

تهیه و تنظیم: انجمن بازرگانی ایران و کانادا

جهت استفاده از خدمات انجمن فرم عضویت را تکمیل کنید و به صدها عضو فعال اقتصادی این انجمن بپیوندید.

بازنشر این مطلب با ارائه منبع رسمی و لینک مستقیم به منبع بلامانع است.