هر کسب و کاری، از جمله شرکتهای کوچک و متوسط (SME)، میتوانند از مزایای داشتن سیاستهای بجا و مناسب بهرهمند شوند. این سیاستها به خصوص با رشد شرکت و تعداد نیروی کار، برای هدایت تصمیمات و رفتارهای تیم شما ضروری خواهند بود. اگر میخواهید برای شرکت خود سیاست و خط مشی تدوین کنید، مجموعه Export Development Canada (EDC) این راهنمای سریع را برای شروع کار در اختیار شما قرار میدهد.
سیاست سازمانی چیست؟
سیاست، یک سند ساده است که به کارمندان، از جمله مدیریت، مجموعهای از ارزشها و اصول راهنما را برای تعاملات روزانه، فعالیتها و رفتار آنها ارائه میدهد.
هر سیاست میتواند یک موضوع یا مسئله خاص را پوشش دهد؛ به عنوان مثال، یک سیاست حفظ حریم خصوصی، سیاست ایمنی محیط کار یا سیاست ضد تبعیض، تعهدات و استانداردهای خاصی را در رابطه با آن موضوع خاص بیان میکند. یک سیاست همچنین میتواند طیف وسیعی از موضوعات یا مسائل را پوشش دهد. نمونهای از آن یک کد رفتاری است که استانداردهای اساسی رفتار کارکنان را تعریف میکند. برخی از شرکتها برای مسائل خاص سیاستهای مستقلی دارند؛ در حالی که برخی دیگر یک سیاست کلی داشته و بسیاری از خط مشیها را با یکدیگر ادغام مینماید.
مزایای تدوین سیاست سازمانی
برخی از شرکت ها با خط مشی، قوانین و انتظارات «مکتوب نشده» کار میکنند؛ اما رسمی کردن سیاستها و مکتوب نمودن آنها از نظر تجاری و حرفهای منطقیتر است. در ادامه چند مزیت قابل توجه این امر را بررسی میکنیم:
- به عنوان یک ابزار کلیدی مدیریت عمل میکند. یک سیاست موثر به شکل‌دهی فرهنگ شرکت و رفتارهای حرفهای و تجاری مورد نظر کمک نموده و مسئولیتپذیری کارمندان را در قبال رفتارشان تسهیل میکند.
- از کسب و کار شما محافظت میکند. یک سیاست رسمی و خوب مکتوب میتواند خطرات و مسئولیتهای بالقوه را که ممکن است در رابطه با مشکلات داخل یا خارج از شرکت ایجاد شود، کاهش دهد.
- یک مرجع کاربردی برای تیم شما فراهم مینماید. یک سیاست واضح و شفاف، علاوه بر این که کارمندان را آموزش داده و این توانایی را برای آنها فراهم مینماید تا کار درست را برای کسب و کار شما انجام دهند، میتواند از بروز سوء تفاهمها نیز جلوگیری کند. یک سیاست مناسب همچنین به افراد تازهکار کمک میکند تا بهتر با هنجارها و فرهنگ شرکت شما آشنا شوند.
- پیام قدرتمندی را به بیرون ارسال میکند. سیاست خوب فرصتی برای نشان دادن استانداردها و انتظارات تجاری شما به مشتریان، شرکا، ناظران و سایر ذینفعان است. داشتن سیاستهای دقیقی که به مسائل کلیدی محیط کار در حال تحول دنیای امروز میپردازند، یک شیوه تجاری بسیار کاربردی محسوب میشود.
نکات تدوین سیاستهای سازمانی
- تیم خود را درگیر کنید. هم مدیران و هم کارمندان را برای کمک به تعیین اهداف و محتوای سیاست سازمانی خود درگیر کنید. اطمینان حاصل نمایید که رهبری مجموعه از این کار حمایت میکند.
- قابل فهم بنویسید. مطمئن شوید که سیاست مورد نظر، واضح، قابل درک و به زبان ساده نوشته شده باشد. اگر افراد آن را خوب بفهمند، بیشتر احتمال دارد که از آن سیاست پیروی نموده در فعالیتهای روزانه خود بگنجانند.
- مختصر و مفید بنویسید. فقط اطلاعات مورد نیاز را ارائه دهید و خوانندگان را با جزئیات غیرضروری گیج نکنید.
- به دستورالعملهای خارج از سازمان ارجاع دهید. توجه داشته باشید که هرگونه قوانین، مقررات و استانداردهای صنعتی مرتبطی را که برای تدوین و اطلاعرسانی سیاست خود استفاده کردهاید، به دقت ذکر نمایید.
- به سهلالحصول بودن آن توجه کنید. سیاست خود را به بخشهای کوچکتر و قابل اجرا تقسیمبندی نموده و نکات مهم و کلیدی را برجسته کنید. به شفاف و کاربر پسند بودن ظاهر آن نیز دقت داشته باشید.
- بازبینی نهایی را انجام دهید. بسته به موضوع سیاست مورد نظر، تاییدیهها و بازبینیهای مورد نیاز را از مدیران اصلی یا سرپرستان بخش خود دریافت نمایید.
سیاستهای یک شرکت باید شامل چه مواردی باشد؟
اگر میخواهید خط مشی در مورد استانداردهای یک شرکت در زمینه محیط زیست، تنوع فعالیتها، ایمنی یا هر موضوع دیگری ایجاد کنید، بهتر است بدانید که عناصر مشترکی در تمام سیاستها وجود دارد. در ادامه، نکات کلی در مورد محتواهای مرتبط با مشاغل کوچک و متوسط آورده شده است.
حتما به خاطر داشته باشید که سیاستها از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت بوده و طبیعتا هر شرکت جزئیات خاصی را برای گنجاندن در سیاست خود انتخاب میکند؛ به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ یا سازمان دولتی تمایل به داشتن اسناد طولانیتر و مفصلتری دارد؛ در حالی که سیاستهای کسب و کارهای کوچک و متوسط معمولا مختصرتر هستند. در نهایت، سیاست(های) شرکت شما باید متناسب با محل کار منحصر به فرد، اهداف و زمینه تجاری و حرفهای شما باشد.
- عنوان و تاریخ: عنوانی واضح و ساده انتخاب کرده و تاریخ شروع اجرای سیاست مورد نظر را ذکر نمایید.
- فرآیند تایید: مشخص کنید چه فرد یا گروهی و در چه زمانی سیاست مورد نظر را تایید کرده است. این امر برای القای حس مسئولیتپذیری بسیار مهم است. انتظار میرود که چنین سیاستهایی توسط بالاترین سطح شرکت تایید شده باشد.
- مقدمه: با نوشتن خلاصهای کوتاه (در حد یک پاراگراف) در مورد ماموریت، فعالیتهای اصلی و ارزشهای شرکت خود شروع کنید.
- هدف و دامنه شمول سیاست مورد نظر: هدف کلی سیاست مورد نظر خود را مشخص نمایید؛ به عنوان مثال، توضیح دهید که چرا این خط مشی ایجاد شده و هدف اصلی آن (آنچه شرکت شما میخواهد بدان دست یابد) چیست.
مشخص کنید که این خط مشی برای چه کسانی اعمال میشود. این امر حداقل شامل کارمندان شما خواهد بود؛ اما چنین سیاستهایی ممکن است گستردهتر بوده و برای کارمندان آزاد (فریلنسرها)، داوطلبان، دانشجویان و کارآموزان، پیمانکاران و حتی شرکا نیز اعمال شود.
- تبیین سیاست: تعهدات شرکت خود را در مورد این موضوع خاص و همچنین قوانین و اصول راهنمایی که انتظار میرود کارمندان (و سایر افراد) رعایت کنند، تبیین نمایید.
- نقشها و مسئولیتها: موقعیتهای کلیدی شرکت را که مسئول مدیریت، نظارت و اجرای سیاستها هستند، شناسایی نمایید. یک فرد یا کمیته مشخص را به عنوان مدیر یا ناظر این سیاستها تعیین نموده و اطلاعات تماس این افراد را دقیقا ذکر کنید.
- بازبینی سیاستها: نحوه و دفعات بازبینی سیاستها را مشخص کنید (مثلا هر یک، دو یا سه سال یک بار). نظارت و به‌روزرسانی دوره‌ای سیاستها برای حفظ کاربردی بودن محتوای مرتبط با تغییرات در قانون، شرکت یا دستورالعملهای صنعتی و انتظارات در حال تحول ذینفعان بسیار مهم است.
مسئولیت پیگیری زمان مقرر برای بازبینی خط مشی یک شرکت و آغاز فرآیند بازبینی بر عهده مدیر سیاستهای شرکت مورد نظر است.
- اطلاعات تکمیلی: بسته به موضوعات خاص، ممکن است جزئیات مرتبط دیگری برای گنجاندن در سند سیاست شما وجود داشته باشد. این عناصر اختیاری میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- لیست تعاریف استفاده شده در سیاست مورد نظر (مثلا اصطلاحات ناملموس یا فنی)
- فرآیند گزارش تخلفات سیاست توسط افراد
- عواقب نقض سیاست
- مراجع استفاده شده برای کمک به تدوین سیاست (مثلا قوانین و استانداردهای بینالمللی)
- لیست اسناد مرتبط (مثلا سایر سیاستها، دستورالعملها و منابع شرکت)
منبع : وبسایت edc.ca
تهیه و تنظیم: انجمن بازرگانی ایران و کانادا
جهت استفاده از خدمات انجمن فرم عضویت را تکمیل کنید و به صدها عضو فعال اقتصادی این انجمن بپیوندید.
بازنشر این مطلب با ارائه منبع رسمی و لینک مستقیم به منبع بلامانع است.
