چگونگی مدیریت کسب و کار در بحران برون سازمانی

بدیهی است که که همیشه همه چیز طبق برنامه ریزی پیش نمی رود. شرایط و اتفاقات خارج از برنامه می تواند تاثیرات مخربی را روی کسب و کار شما داشته باشد. در این مقاله قصد بررسی مواردی را داریم که به شما کمک خواهد کرد، در مدیریت بحران های برون سازمانی موفق باشید و تلاش در جهت حفظ کسب و کار خود و محافظت از تیم خود داشته باشید.

حمایت از تیم خود دربرابر اخبار بد و ناخوشایند

 تلاش برای کشف مسیری رو به جلو، در مواجهه با جریان مداوم اخبار ویرانگر، شاید غیرممکن باشد چه رسد به اینکه بخواهی با این شرایط بر انجام کار هم تمرکز کنی. این احتمال وجود دارد که تیم شما مجموعه ای از احساسات را حس کند، از خشم گرفته تا ناامیدی و درماندگی. در حالی که جهان ممکن است چند هفته (سال) گذشته متلاطم بوده باشد.

در صحبت‌های اخیر با مدیران و تیم‌ها، مرتبا از مردم می‌شنیدیم که می‌گویند: «من عصبانیم. من ناراحتم. اما بیشتر از همه، احساس ناتوانی می کنم.» تلاش برای کشف مسیری رو به جلو،  در مواجهه با جریان مداوم اخبار ویرانگر، شاید غیرممکن باشد چه رسد به اینکه بخواهی با این شرایط بر همکاری برای معرفی محصول به مشتری تمرکز کنی. همانطور که رونی چن، مدیر ارشد مهندسی توییتر، توییت کرد، یکی از گزارش‌های او در 1:1 بر این امر معترف بود که” «من سعی می‌کنم بخش‌بندی کنم اما محفظه‌هایم تمام شده است».

در اینجا پنج رویکرد وجود دارد که ممکن است به شما و تیمتان کمک کند وقتی همه چیز وحشتناک به نظر می رسد احساس بهتری داشته باشید و سعی در مدیریت بحران کنید.

وانمود نکنید که این کار طبق معمول همیشه است

ممکن است دنیا از کنترل شما خارج باشد، اما نحوه پاسخگویی شما به عنوان یک مدیر در کنترل خودتان است تا بتوانید مدیریت بحران کنید. اغلب وقتی نمی دانیم چه کنیم یا چه بگوییم، به طور پیش فرض سکوت می کنیم. اما اگر چیزی نگویید، تیم تان فرض می‌کند که شما یا از رویدادهای جهانی اطلاعی ندارید یا اهمیتی نمی‌دهید – که این کار باعث از بین رفتن اعتماد بین شما و آنها میشود.

بسته به اندازه و مقیاس جهانی تیم خود، می توانید آنچه را که اتفاق افتاده است در یک جلسه یا در یک ایمیل گروهی مورد بحث قرار دهید. مثل یک انسان و از صمیم قلب ارتباط برقرار کنید. به عنوان مثال، در پاسخ به یک تیراندازی دسته جمعی، ممکن است بگویید: «وقتی اخبار امروز صبح را خواندم، غم، ترس و ناامیدی عمیقی احساس کردم. می دانم که این خبر دلخراش است و هضم آن برای همه ما دشوار، به ویژه برای همکارانی که در نزدیکی تیراندازی بوده اند دردناک است. در اینجا نحوه حمایت من/سازمان از شما آمده است.»

این قطعه آخر به ویژه مهم است: یک مسیر رو به جلو ارائه دهید. این ممکن است به معنای ایجاد یک فضای انتخاب برای افراد برای پردازش احساساتشان باشد (به نکته بعدی مراجعه کنید)، ارائه مرخصی با حقوق به کارکنان در صورت نیاز، یا به اشتراک گذاشتن سایر منابع یا سیاست های شرکت که ممکن است برای مدیریت بحران مفید باشد.

قبل از وقوع بحران، صحبت در مورد مسائل مبتنی بر هویت را راحت و آسان کنید

تحقیقات دکتر آنجلیکا لی، استادیار مدیریت در دانشکده تجارت دوک فوکوا که به بررسی تنوع و احساسات در محیط کار می پردازد، نشان می دهد که اخبار منتشر شده در مورد گروه های به حاشیه رانده شده که از خشونت رنج می برند (آنچه او آن را “مگا تهدیدات” می نامد) تأثیر منفی بزرگتری بر اقلیت های رنگین پوست در محل کار دارد. هنگامی که یک رویداد یک گروه اقلیت را هدف قرار می دهد (به عنوان مثال، تیراندازی بوفالو در ماه مه 2022)، اعضای آن گروه ممکن است آنچه را که دکتر لی “تهدید مجسم شده” می نامد، احساس کنند، یا ترس از اینکه احتمال بیشتری وجود دارد که شخصاً با آسیب مبتنی بر هویت مواجه شوند. به گفته او، این ترس می تواند «منابع روانشناختی را استفاده کند که منجر به افزایش رفتارهای کاری اجتنابی، یا کناره گیری بیشتر از کار شده و مشارکت اجتماعی کمتر شود».

به عبارت دیگر، وقتی بیش از هر زمان دیگری نگران امنیت خود، امنیت خانواده یا امنیت جامعه خود هستید، سخت است که این موضوع را از ذهن خود دور کنید و روی کار تمرکز کنید که این امر خود مدیریت بحران را سخت تر از پیش می کند.

اعتماد را نمی توان یک شبه یا با یک ایمیل به دست آورد. اگر قبلاً هرگز تلاش نکرده‌اید تا مطمئن شوید کارمندان تان در بحث‌های مبتنی بر هویت احساس راحتی ‌کنند، در پی یک تهدید بزرگ، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که احساس امنیت کنند (بخصوص وقتی در مورد اینکه به عنوان یک اقلیت هدفمند چه احساسی دارند، مطمئن نیستید). لی (Leigh) به مدیران توصیه می‌کند که این نوع مکالمات را به یک اتفاق عادی تبدیل کنند، و تحقیقات او نشان می‌دهد که بحث‌های مبتنی بر هویت که از نظر روان‌شناختی ایمن هستند می‌توانند به کاهش اثرات روانی منفی تهدیدات بزرگ بر گروه‌های اقلیت در محل کار کمک کنند.

لی در مصاحبه ای با چارتر توضیح داد هدف ایجاد محیطی است که «در آن در مورد آن تفاوت‌ها صحبت می‌کنید و قبل از وقوع یک رویداد آن تفاوتها در مکالمات پررنگ تر می‌شوند، بنابراین وقتی اتفاقی می‌افتد، کارمندان شما می‌توانند بگویند: «بله، وقتی مدیرم از من پرسید حالم چطور است، من به او گفتم حالم خوب نیست.” او می‌گوید وقتی کارمندی کارهایی را که در آخر هفته انجام داده‌ است با دیگران در میان می‌گذارد، باید با خیال راحت به این حقیقت اشاره کند که او به مراسمی در کلیسایی در جامعه خود که عمدتا سیاه پوستان در آن تعمید میشوند، رفته است. او می پرسد “اگر از گفتن این چیزهایی که در اوقات فراغت انجام می‌دهم یا چیزهایی که به هویت من مربوط می‌شود، احساس راحتی نکنم، پس چگونه وقتی اوضاع بد است با خیال راحت به شما بگویم که اوضاع بد است؟”

برای واکنش های مختلف فرصت ایجاد کنید

آنچه را که در جریان است تصدیق کنید، اما از همه نخواهید در یک جلسه تیمی در مورد آن چیزی بگویند. مردم طیف وسیعی از پاسخ ها را نسبت به یک رویداد ناراحت کننده خواهند داشت. برخی ممکن است بخواهند در کار به عنوان یک عامل حواس پرتی غوطه ور شوند و برخی ممکن است بیش از حد حواسشان پرت شود که نتوانند کارشان را به خوبی انجام دهند. ممکن است کارمندی در صحبت کردن در مورد آنچه احساس می‌کند راحت باشد، در حالی که ممکن است دیگری بیش از حد احساس فشار زیاد، ناراحتی یا خستگی کند که چیزی نگوید.

به جای اینکار، یک زمان و فضای اختیاری برای کسانی که دوست دارند دور هم جمع شوند و احساسات خود را به اشتراک بگذارند، فراهم کنید. از شخصی که در زمینه تسهیلگری آموزش دیده است، مانند یک رهبر منابع انسانی استفاده کنید تا گفتگوها را هدایت کند و بر ایجاد فضایی برای همه تمرکز کند تا آنچه را که در ذهنش است درمیان بگذارد. یک تسهیل کننده باید به جای تلاش برای حل کردن، گوش دهد تا بفهمد. اگر گروه‌های منابع کارمند(ERG)  در سازمان شما میزبان بحث هستند، می‌توانید کارکنان را به سمت این رویدادها راهنمایی کنید. برخی از اعضای تیم ممکن است احساس امنیت بیشتری داشته باشند و احساسات شدید و دشوار را در گروه های کوچکتر با افرادی با هویت مشابه درمیان بگذارند.

• طرح سناریوی کسب‌وکار: ۵ سوال که همین الان باید از خود بپرسید تا برای آینده آماده شوید
• راهکار‌هایی برای مدیریت مالی و جریان نقدی کسب و کار در فضایی با نرخ بهره‌ی پایین
• صاحبان کسب‌ و کار ها در آستانه کارزدگی

در نهایت، نشان دهید که درب اتاق شما همیشه باز است. ممکن است چیزی شبیه این بگویید: “با توجه به ______، می‌خواهم دوباره تاکید کنم که اگر من یا سازمان می‌توانیم در هفته‌های آینده کاری برای کمک به شما انجام دهیم، بدون معطلی به من اطلاع دهید. و اگر برای رفع فشار نیاز به زمان دارید، لطفاً این کار را انجام دهید.”

به تیم خود کمک کنید انرژی خود را به سمت تغییرات مثبت هدایت کند

اشکالی ندارد که در مورد اخبار احساس عصبانیت یا ناراحتی کنید.توجه با این موضوع می تواند در پیدا کردن راه در جهت مدیریت بحران به شما کمک کند. البته، طغیان‌های عاطفی در محل کار می‌تواند ناراحت‌کننده باشد، اما داشتن یک واکنش قوی ذاتا بد نیست (و مخصوصاً عصبانیت که سرکوب مداوم آن برای هیچ‌کس خوب نیست). اگر می دانید چگونه احساسات تان را هدایت کنید، در اینصورت آنها حتی می توانند با افزایش اعتماد به نفس و اطمینان از توانایی و قوی بودن شما در خدمت تان باشند.

به عنوان یک رهبر در جهت مدیریت بحران، بهتر است به خاطر داشته باشید که خشم را می توان نوعی شفقت دانست. همان طور که پروفسور میشا چری می نویسد، خشم اغلب «نشان دهنده دلسوزی برای افراد تحت ستم و تمایل به دنیایی بهتر است. خشم نسبت به بی عدالتی نژادی، مردم را ترغیب به انجام کاری در مورد آن میکند.”

ما به شما پیشنهاد نمی‌کنیم که در محل کارتان داد و فریاد بزنید، اما می‌توانید به آرامی تیم خود را تشویق کنید تا هر گونه عصبانیت یا ناامیدی را که ابراز می‌کنند به سمت بهبود وضعیت یا حمایت از یک تغییر بزرگ‌تر هدایت کنند. این کار می‌تواند به معنای ایجاد منبعی از کارمندان جدید، یافتن فرصت‌هایی برای تیم جهت داوطلب شدن یا کمک مالی، یا صرفاً تعهد مجدد به حمایت از یکدیگر با ایجاد هنجارهای فراگیر و عادلانه باشد.

دوست مان، جوی اکوتا، یک زن سیاهپوست است که استودیو Retrospect را بنیانگذاری کرد، و به همراه بسیاری از دوستان سیاه پوست خود بخشی از یک گروه Slack بود. در پی قتل جورج فلوید، او به ما گفت: «همه ما در مورد اینکه چقدر خسته بودیم صحبت می‌کردیم. خسته از تماشای اخبار، خسته از احساس حساسیت زدایی، خسته از شنیدن خبرها از مردم. و همه ما فکر می‌کردیم شاید باید کاری برای خودمان انجام دهیم.» هنگامی که چند نفر پیشنهاد میزبانی جشن ژوئن را دادند، گروه متوجه شد که بسیاری از آنها واقعاً جزئیات زیادی در مورد آنچه که این جشن چگونه برگزار می شود نمی دانند. آنها تصمیم گرفتند hellajuneteenth.com را ایجاد کنند، وب سایتی که به مردم کمک می کند تا در مورد تعطیلات اطلاعات کسب کنند و آنها را تشویق به جشن گرفتن آن میکند.

او گفت: «سپس به این فکر افتادیم که: می‌خواهیم آن روز را تعطیل کنیم. آیا می‌توانیم دیگران را به انجام همچین کار تشویق کنیم؟ آیا خوب نیست اگر بتوانیم تعدادی شرکت را درگیر کنیم؟». بدین ترتیب این گروه شروع به تبلیغ گسترده وب سایت کرد.

زمانی که جک دورسی، مدیر عامل توییتر، لینکی به این سایت در توییتر ارسال کرد، جوی به ما گفت: «کارها از آنجا به نوعی سرعت بیشتری به خود میگیرند». در طی دو هفته آینده، بیش از 650 شرکت (از جمله TikTok، McKinsey، Netflix، و Mastercard)  رسما متعهد شدند که Juneteenth را در hellajuneteenth.com مشاهده کنند. پیشنهادهایی برای کمک به رشد جنبش سرازیر شد: یک شرکت روابط عمومی، آنها را به عنوان یک مشتری طرفدار به خدمت گرفت و سرویس میزبانی وب سایت hellajuneteenth از هزینه های میزبانی آنها چشم پوشی کرد. و یک سال بعد، در سال 2021، جو بایدن، رئیس‌جمهور ایالات متحده، لایحه‌ای را امضا کرد که روز ژوئن را به عنوان یکی از تعطیلات ملی به تصویب رساند.

جوی به ما گفت: «ما توانستیم تغییرات نهادی ایجاد کنیم، این واقعاً احساس قدرت میداد.»

حتی با وجود تمام این مراحل، مردم باز هم طیف وسیعی از واکنش‌های احساسی به اخبار طاقت‌فرسا خواهند داشت. و این اشکالی ندارد. اگر به عنوان یک مدیر یا کارمند بتوانید یک کار را انجام دهید آن کار این است که به خودتان و اطرافیانتان اجازه دهید از اینکه احساس خوبی ندارند حس خوبی داشته باشند و این خود می تواند به عنوان اصلی مهم در مدیریت بحران خوانده شود.

تهیه و تنظیم: انجمن بازرگانی ایران و کانادا

جهت استفاده از خدمات انجمن فرم عضویت را تکمیل کنید و به صدها عضو فعال اقتصادی این انجمن بپیوندید.

بازنشر این مطلب با ارائه منبع رسمی و لینک مستقیم به منبع بلامانع است