صاحبان کسب و کار همواره به دنبال راههایی هستند که با صرف کمترین هزینه ممکن، بیشترین بهره وری را داشته باشند. شاید در نگاه اول حسابهای پرداختی آنچنان پراهمیت به نظر نرسند، اما با استفاده از راه حلهای خلاقانه و نوآوری دیجیتال، کسب و کارها میتوانند جریان نقدینگیشان را بهینه کرده و روابطشان را با تامین کنندگان افزایش دهند؛ با این کار، آنها میتوانند برای خود بهره وری عملیاتی ایجاد کنند.
چندین نوآوری دیجیتال وجود دارد که میتواند یک روز کاری آسانتر را برای صاحبان کسب و کارها به ارمغان بیاورد. از راه کارهای پرداخت دیجیتالی یکپارچه گرفته تا ابزارهای اتوماسیون. با وجود همهی این روشهای جدید پرداخت قبوض، تأمین کنندگان و کارکنان میتوانند با کاهش کار دستی و ساده سازی عملیاتهای پرداختی، باعث صرفه جویی در زمان شما شوند.
در این مطلب به شش راه کار خلاقانه اشاره شده است که میتواند به کسب و کار شما در بهینه سازی عملکردها و حسابهای پرداختی کمک کند.
1) استفاده از نرم افزارهای حسابداری و پلتفرمها و بسترهای بانکی برای صرفه جویی در وقت و منابع
پیشرفت تکنولوژی باعث شده است تا دو سیستم متفاوت یا اپلیکیشنها و نرم افزارهای مختلف بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. برای مثال، یک رابط برنامه نویسی اپلیکیشن(API) به عنوان پل ارتباطی بین محصولات نرم افزاری و اطلاعات حسابداری عمل کرده و آنها را قادر میسازد تا بدون نیاز به حسابدار یا مسئولی که به طور دستی این اطلاعات را جمع آوری کند، جزئیات سطح بدهیها را به صورت یکپارچه با یکدیگر ادغام کند. نحوه استفاده از این روش نوآورانه در خصوص حسابهای پرداختی به این صورت است که میتواند به کسب و کارها کمک کند تا نرم افزارهای حسابداری خود مانند QuickBooks ،Sage و Xero را با پلتفرم بانکی خود ادغام کنند؛ این امر باعث صرفه جویی در وقت، بالا بردن دقت و دید واضح تری در تراکنشهای پرداختی و تعاملات مالی میشود.
مارتی کوک، مدیر بخش سپردههای تجاری و راه کارهای خزانه داری رویال بانک کانادا (RBC)، تشریح میکند: ” کسب و کارها میتوانند از طریق ارتباطات دو طرفه از پیش تعیین شده، چه در زمینه فاکتورها و چه در زمینه مغایرت گیری، به جریان یکپارچه تری از اطلاعات دست یابند. به این ترتیب، امکان حذف مراحل دستیِ فرایندِ حسابهای پرداختی را خواهند داشت.”
2) بهبود روابط تأمین کنندهها به کمک مدیریت خودکار اولویتها و ترجیحات
پرداخت به موقع و همچنین نحوه پرداخت حسابهای تأمین کنندگان، میتواند حسن نیت شما ثابت کرده و ارتباط خوبتان را با آنها حفظ کند. این به معنای دریافت خدمات بهتر و سریعتر بوده و همچنین تخفیفات احتمالی سودمند و به صرفه را برای پرداختیهای سریع و مستمر آتی به همراه خواهد داشت.
از آنجایی که مدیریت و سازماندهی اطلاعات و رسیدگی به ترجیحات و اولویتهای تأمین کننده ها میتواند زمان بر باشد، سیستمهای مربوط به مدیریت تأمین کننده ها میتواند به جمع آوری و ذخیره این دادهها کمک کند. به کمک این سیستمها قادر خواهید بود که نحوه و زمان مناسبِ پرداخت به تأمین کنندگان را بررسی کنید.
3) استفاده از روش انتقال خودکار اطلاعات مربوط به وجوه ارسالی و حوالهها، برای افزایش بهره وری پرداختها
همانطور که کسب و کار شما به دنبال ساده سازی پرداختها است، تامین کنندگان شما نیز به همان نسبت به ساده کردن دریافتیهایشان علاقمند هستند. وقتی پرداختی از سمت شما صورت میگیرد، ترجیح آنها بر این است که مجبور نباشند از شما بپرسند که این پرداختی برای چیست؛ به ویژه هنگامی که وجوه واریزی را از طریق روشهای مختلف پرداخت الکترونیکی و همچنین از مجموعه ای از مشتریان دریافت میکنند.
کوک میگوید: ” برای پیگیری و کنترل دستی پرداختها، انطباق اطلاعات مربوط به فاکتورها یا سایر اطلاعات حسابداری در مورد پرداختیهای انجام شده و پرداخت های آتی حسابهای واریز نشده، زمان، منابع و هزینههای زیادی صرف خواهد شد.”
روشهای یکپارچه جدید، به طور خودکار فاکتورها و سایر وجوه ارسالی و حوالهها را به تأمین کنندگان ارائه میدهند. برای ساده کردن روند پردازش مطالبات حسابهای دریافتی آنها، دیگر نیاز نخواهد بود که اطلاعات را به صورت دستی ارسال کنید.
روشهای پرداخت دیجیتالِ مرتبط با نرم افزارهای حسابداری، با صرفه جویی در زمان و کاهش خطاها و تردیدهای صاحبان مشاغل و حسابداران آنها، ارسال به موقع و تطبیق پرداختهای انجام شده به تأمین کنندگان را برای کسب وکارهای پرداخت کننده تضمین میکند.
به کمک این نوآوریهای دیجیتال، در حال حاضر کسب و کارها این امکان را خواهند داشت تا به راحتی یک سفارش پرداخت ساده آنلاین را ایجاد کرده و از آن طریق، حسابهای مربوط به چندین تامین کننده را، با ارزهای مختلف، به چندین کشور در سراسر جهان پرداخت کنند.
4) تقویت امنیت و کنترل بهتر پرداختها
در بسیاری از کسب و کارها، پرداختها به عنوان راهی برای کاهش کلاهبرداریها و ریسک خطاهای انسانی باید به تایید بیش از یک نفر برسند. به صورتی که یک نفر ممکن است فیش پرداختی را صادر کند و نفرات دیگر آن را تأیید کرده و مجاز بدانند. امروزه بسیاری از کاناداییها به دورکاری مشغول هستند، بنابراین همهی افراد، در یک محیط و زیر یک سقف حضور نخواهند داشت و اگر هنوز هم با روشهای پرداخت کاغذی دست و پنجه نرم میکنید، این تفکیک وظایف برایتان به یک فرایند دشوار تبدیل خواهد شد.
با ایجاد مجوزهای دیجیتالی و محدود کردن اختیارات، کسب و کار ها میتوانند از فرآیندهای منسجم و مطمئنِ مربوط به حسابهای پرداختی و نوآوری دیجیتال اطمینان حاصل کنند. کوک توضیح میدهد: “با وجود مجوزها، کنترلها و تأییدات داخلی، دیگر نیاز نخواهد بود که همهی مسئولین مربوطه در یک مکان مشخص گردهم بیایند.”
5) پرداخت یکپارچه از هر نقطه به هر نقطه دیگر
استفاده از چک هنوز هم در بسیاری از کسب و کارها رایج است و این در حالی است که نه تنها از نظر هزینههای مربوط به تهیه و ارسال چک، بلکه ماهیتِ خودِ چک نیز چالشهایی را برای افراد به همراه خواهد داشت. یکی از مشکلاتِ حال حاضر کسب و کار ها، فیزیکی بودن چکها و عدم اطلاع آنها از مکانی است که چک در آن قرار دارد. با توجه به دورکاری افراد و محیطهای کاری دور از هم، یکی دیگر از مشکلات استفاده از چکها مربوط به روند صدور آنها میباشد.
به کمک این نوآوری دیجیتال، در حال حاضر کسب و کار ها این امکان را خواهند داشت تا به راحتی یک سفارش پرداخت ساده را ایجاد کرده و از آن طریق، حسابهای مربوط به چندین تامین کننده را، با ارزهای مختلف، به چندین کشور در سراسر جهان پرداخت کنند. این به معنی صرفه جویی در کاغذ، هزینه پست، کارمزد، هزینه پردازش و موارد دیگر مربوط به حسابداری میباشد.
6) دسترسی به همهی سرمایههای موجود در منابع قابل استفاده برای انجام پرداختها
ممکن است شما نیز مانند بسیاری از صاحبان کسب و کار ها نگران این باشید که آیا برای پرداخت به موقع صورت حسابها، جریان نقدینگی کافی در دسترستان دارید یا خیر؟ آیا برای تامین هزینههای خود در موعد مقرر، به اندازه کافی پول نقد در اختیار دارید؟ آیا میتوانید به راحتی به وجوهی که در سایر موسسات مالی دارید دسترسی داشته باشید؟ یا آیا میتوانید برای واریز پرداختیهای تامین کنندگان، از کارتهای اعتباریتان استفاده کنید؟
امروزه، به کمک راه کارهایی مانند PayEdge که مربوط به رویال بانک کانادا است، کسب و کارها میتوانند به وجوه کارتهای اعتباری و حسابهای بانکی موجود در هر موسسه مالی کانادایی دسترسی داشته باشند. کوک میگوید: ” اکنون کسب و کارها میتوانند حساب های بانکی موجود و کارتهای اعتباری خود را با یکدیگر ادغام کرده و دسترسی به این منابع مالی را برای پرداخت صورتحسابهایشان، تنظیم کنند. دیگر لازم نیست که حساب بانکی و وجوه مالیتان همگی در یک مکان باشد.”
در حالی که شرکتها به دنبال ساده سازی کسب و کار خود هستند و به ویژه در شرایط فعلی که پاندمی کووید-19 چالشهای موجود در زمینه استفاده از فرآیندهای دستی را برجسته کرده است، راه حلهای دیجیتالی و یکپارچه میتواند به شما در برطرف کردن چالشها و بازدهی بیشتر پرداختها، کمک کند.
استفاده از فناوریهای جدید در زمینه پرداخت حسابها، همچنان که نتیجه نهایی شما را بهبود میبخشد، سطح اطمینان و شفافیت بالاتری را در مورد وضعیت نقدینگیتان به شما ارائه داده و باعث تصمیم گیریهای آگاهانهتر در خصوص تجارتتان خواهد بود.
برای عضویت در انجمن بازرگانی ایران و کانادا همین حالا با استفاده از لینک زیر اقدام کنید و از مزایای عضویت بهره مند شوید.
